Limpe um arquivo do Office antes de enviar
Um .docx, um .xlsx e um .pptx não são arquivos simples: são pacotes cheios de partes. Lá dentro viajam o seu nome, quanto tempo você passou trabalhando nele, as alterações controladas que ninguém aceitou, os comentários e as planilhas ocultas. Aqui você vê tudo o que há lá dentro, remove as propriedades pessoais e leva para casa o mesmo documento, limpo.
O que um arquivo do Office traz consigo
Troque a extensão .docx por .zip e abra: lá dentro não há um documento, há dezenas de partes. Uma delas, docProps, não é escrita por ninguém: o Office a preenche sozinho com o nome de quem criou o arquivo, o nome da última pessoa que o salvou, quantos minutos ele ficou aberto, o nome da empresa digitado quando o computador foi configurado e o número de vezes que foi salvo. Nada disso aparece quando você abre o documento, e é por isso que fica lá durante anos, de arquivo em arquivo, porque quase todo documento nasce de outro documento.
O que eu removo e o que deixo com você
As propriedades eu removo: são partes independentes do pacote, são reescritas sem mexer no documento, e todas as outras partes são copiadas exatamente como estão, ainda compactadas, de modo que o texto, as imagens e as fórmulas que você baixa são, bit a bit, os mesmos com que você começou. Alterações controladas, comentários, planilhas ocultas e notas do apresentador eu não removo: ficam dentro do corpo do documento, e removê-los significa apagar também as referências espalhadas pelo texto. Basta uma referência esquecida para que quem abrir o arquivo dê de cara com “O Word encontrou conteúdo ilegível”, o pior resultado possível para uma ferramenta de privacidade. Por isso eu os conto para você, digo o nome de cada um e anoto onde removê-los no próprio programa.
Alterações controladas e comentários são a verdadeira armadilha
O desastre clássico não é o nome do autor: é o contrato enviado ao cliente com as alterações controladas ainda dentro, onde dá para ler o valor que você tinha escrito antes de corrigir, ou o comentário “vamos tirar isto, ninguém vai perceber” esquecido num canto. Quem recebe o arquivo muitas vezes nem precisa procurar: o Word as mostra sozinho, se a visualização das marcações estiver ativada. Escondê-las na tela não as tira do arquivo; aceitá-las ou rejeitá-las, sim.
Excel: planilhas ocultas e o cache da tabela dinâmica
O Excel guarda algo que quase ninguém conhece: uma tabela dinâmica mantém uma cópia dos dados de origem dentro do arquivo. Se você excluir a planilha com os seus preços de compra, mas deixar a tabela dinâmica, os preços continuam lá, e quem recebe o arquivo só precisa de um clique duplo num total para trazer tudo de volta numa planilha nova. O mesmo vale para as planilhas ocultas, que voltam com dois cliques, e para as “muito ocultas”, que o menu não mostra, mas cujos dados estão no arquivo como todo o resto.
Até onde esta ferramenta vai
O arquivo nunca sai do seu navegador: ele é aberto aqui, remontado aqui e baixado daqui. Os formatos antigos não abrem (.doc, .xls, .ppt), por não serem pacotes e sim um formato totalmente diferente, e os arquivos protegidos por senha também não, porque são criptografados: primeiro é preciso tirar a senha com Remover a senha de um arquivo do Office. Se você só quer LER o que há dentro, use Abrir um arquivo do Word para o texto e Excel (XLSX) para CSV para as células. Para fotografias, os dados ocultos são outro assunto e existe a ferramenta Remover metadados de fotos, que apaga a localização e o modelo da câmera.