Limpia un archivo de Office antes de enviarlo
Un .docx, un .xlsx y un .pptx no son archivos: son paquetes llenos de piezas. Dentro viajan tu nombre, cuánto tiempo has trabajado en él, los cambios que nadie ha aceptado, los comentarios y las hojas ocultas. Aquí ves todo lo que hay dentro, quitas las propiedades personales y te llevas a casa el mismo documento, limpio.
Qué lleva consigo un archivo de Office
Cambia la extensión de un .docx por .zip y ábrelo: dentro no hay un documento, hay decenas de piezas. Una de ellas, docProps, no la escribe nadie: la rellena Office solo con el nombre de quien creó el archivo, el nombre de la última persona que lo guardó, cuántos minutos estuvo abierto, el nombre de la empresa escrito cuando se configuró el ordenador y el número de veces que se ha guardado. Nada de esto se ve al abrir el documento, y por eso se queda ahí durante años, de archivo en archivo, porque casi todos los documentos nacen de otro documento.
Lo que quito yo, y lo que te dejo a ti
Las propiedades las quito yo: son piezas independientes del paquete, se reescriben sin tocar el documento, y todas las demás piezas se copian tal como están, todavía comprimidas, así que el texto, las imágenes y las fórmulas que descargas son bit a bit los de antes. Los cambios, los comentarios, las hojas ocultas y las notas del orador no los quito: viven dentro del cuerpo del documento, y quitarlos significa borrar también las referencias repartidas por el texto. Una sola referencia olvidada recibe a quien abre el archivo con la ventana «Word ha detectado un problema», que para una herramienta sobre privacidad es el peor resultado posible. Así que te los cuento, te los digo por su nombre y te escribo dónde se quitan en el programa de verdad.
Los cambios y los comentarios son la trampa de verdad
El desastre clásico no es el nombre del autor: es el contrato enviado al cliente con los cambios todavía dentro, donde se lee la cifra que habías escrito antes de corregirla, o el comentario «aquí bajamos, total no se dan cuenta» olvidado en una esquina. Quien recibe el archivo muchas veces ni siquiera tiene que buscarlos: Word se los enseña solo, si tiene activada la vista de revisiones. Esconderlos en la pantalla no los quita del archivo; aceptarlos o rechazarlos sí.
Excel: las hojas ocultas y la caché de las dinámicas
En Excel hay algo que casi nadie sabe: una tabla dinámica lleva consigo una copia de los datos de origen dentro del archivo. Si borras la hoja con los precios de compra pero dejas la dinámica, los precios siguen ahí, y a quien recibe el archivo le basta un doble clic en un total para hacerlos reaparecer todos en una hoja nueva. Lo mismo vale para las hojas ocultas, que vuelven con dos clics, y para las «muy ocultas», que el menú no enseña pero cuyos datos están en el archivo exactamente igual que los demás.
Dónde nos paramos
El archivo no sale de tu navegador: se abre aquí, se recose aquí y se descarga desde aquí. No se abren los formatos antiguos (.doc, .xls, .ppt), que no son paquetes sino un formato completamente distinto, ni los archivos protegidos con contraseña, que están cifrados: esos hay que abrirlos y volver a guardarlos antes con Office. Si solo quieres LEER lo que hay dentro, están Abre un archivo de Word para el texto y Excel (XLSX) a CSV para las celdas. En las fotografías, en cambio, los datos ocultos son otra cosa y está Quita los metadatos de una foto, que borra la ubicación y el modelo de la cámara.