Ripulisci un file Office prima di inviarlo
Un .docx, un .xlsx e un .pptx non sono file: sono archivi pieni di pezzi. Dentro viaggiano il tuo nome, quanto tempo ci hai lavorato, le revisioni che nessuno ha accettato, i commenti e i fogli nascosti. Qui vedi tutto quello che c'è, togli le proprietà personali e ti riporti a casa lo stesso documento, pulito.
Che cosa si porta dietro un file di Office
Cambia l'estensione di un .docx in .zip e aprilo: dentro non c'è un documento, ci sono decine di pezzi. Uno di questi, docProps, non lo scrive nessuno a mano: lo compila Office da solo con il nome di chi ha creato il file, il nome dell'ultimo che l'ha salvato, quanti minuti è stato tenuto aperto, il nome dell'azienda scritto quando il computer è stato configurato e il numero di volte che è stato salvato. Nessuna di queste cose si vede aprendo il documento, e per questo restano lì per anni, di file in file, perché quasi tutti i documenti nascono da un altro documento.
Quello che tolgo io, e quello che lascio a te
Le proprietà le tolgo io: sono pezzi a sé stanti dell'archivio, si riscrivono senza toccare il documento, e tutti gli altri pezzi vengono ricopiati così come sono, ancora compressi, quindi il testo, le immagini e le formule che scarichi sono bit per bit quelli di prima. Revisioni, commenti, fogli nascosti e note del relatore non li tolgo: stanno dentro al corpo del documento, e toglierli vuol dire cancellare anche i richiami sparsi nel testo. Un solo richiamo lasciato indietro fa comparire a chi apre il file la finestra «Word ha rilevato un problema», che per uno strumento sulla riservatezza è il risultato peggiore che ci sia. Quindi te li conto, te li dico per nome e ti scrivo dove si tolgono nel programma vero.
Le revisioni e i commenti sono la trappola vera
Il guasto classico non è il nome dell'autore: è il contratto mandato al cliente con le revisioni ancora dentro, dove si legge la cifra che avevi scritto prima di correggerla, oppure il commento «qui abbassiamo, tanto non se ne accorgono» rimasto in un angolo. Chi riceve il file spesso non deve nemmeno cercarli: Word glieli mostra da solo, se ha la visualizzazione delle revisioni accesa. Nasconderle sullo schermo non le toglie dal file: accettarle o rifiutarle sì.
Excel: i fogli nascosti e la cache delle pivot
In Excel c'è una cosa che quasi nessuno sa: una tabella pivot si porta dietro una copia dei dati di origine, dentro al file. Se cancelli il foglio con i prezzi di acquisto ma lasci la pivot, i prezzi sono ancora lì, e a chi riceve il file basta un doppio clic su un totale per farli ricomparire tutti in un foglio nuovo. Lo stesso vale per i fogli nascosti, che si riportano alla luce con due clic, e per quelli «molto nascosti», che dal menù non si vedono ma i cui dati sono nel file esattamente come gli altri.
Dove ci si ferma
Il file non esce dal tuo browser: viene aperto qui, ricucito qui e scaricato da qui. Non si aprono i formati vecchi (.doc, .xls, .ppt), che non sono archivi ma un altro formato del tutto, né i file protetti da password, che sono cifrati: per quelli serve prima aprire e risalvare con Office. Se vuoi solo LEGGERE che cosa c'è dentro, ci sono Apri un file Word per il testo e Da Excel a CSV per le celle. Per le fotografie, invece, i dati nascosti sono un'altra cosa e c'è Rimuovi metadati foto, che toglie posizione e modello della fotocamera.