Ein Wort in vielen PDFs suchen
Siebzig Rechnungen in einem Ordner und die Frage: „In welcher stand dieser Code?“ Hier wählst du alle PDFs auf einmal (oder den ganzen Ordner) und suchst darin: Du siehst die Datei, die Seite und den Satz drumherum. Die Dateien bleiben auf deinem Gerät.
Warum die Suche deines Computers in PDFs nichts findet
Weil das System, um in ein PDF hineinzuschauen, ein Zusatzmodul braucht, das fast nie installiert ist: Ohne dieses Modul durchsucht die Windows-Suche nur den Dateinamen. Auf dem Mac klappt es besser, aber nur bei PDFs, die wirklich Text enthalten. Und die Suche in einem einzelnen PDF, die im Reader, musst du Datei für Datei öffnen: Bei siebzig Dateien ist das ein Nachmittag. Hier werden die Dateien einmal am Anfang gelesen, und ab dann geht die Suche sofort: Du kannst das Wort zehnmal ändern, ohne etwas neu einzulesen.
Scans enthalten keinen Text, und niemand sagt es dir
Das kostet am meisten Zeit: Ein PDF, das von einem Scanner oder einer Handykamera stammt, enthält keine Wörter, sondern ein Foto der Seite. Jede Suche findet nichts und sagt nicht, warum: Es sieht aus, als wäre das Dokument nicht da. Hier werden die Dateien ohne Text namentlich aufgelistet, und auch die einzelnen Seiten ohne Text in einer sonst durchsuchbaren Datei werden gezählt, und das ist der schlimmste Fall, weil alles in Ordnung aussieht. Um diese Seiten zu lesen, brauchst du OCR: Dafür gibt es Text aus Bild.
Akzente, Großbuchstaben und das am Zeilenende getrennte Wort
Das sind die drei Dinge, an denen eine Suche scheitert, wenn sie „eigentlich“ funktionieren sollte. Man tippt gebuhr und im Dokument steht „Gebühr“: Hier zählen Umlaute, Akzente und Großbuchstaben standardmäßig nicht, und wenn du sie genau brauchst, gibt es einen Schalter. Das dritte ist unsichtbar: Wird ein Wort am Zeilenende mit Bindestrich getrennt, besteht es in der Datei aus zwei Stücken, und die Suche nach dem ganzen Wort findet es nie. Hier werden die beiden Stücke vor der Suche wieder zusammengenäht.
Hast du die Zeile gefunden, öffnet sich das PDF auf dieser Seite
Neben jedem Ergebnis stehen die Seitenzahl und der Satz drumherum, mit dem Wort hervorgehoben: Fast immer reicht das schon, um die richtige Datei zu erkennen. Willst du das Dokument sehen, genügt ein Klick, und es öffnet sich im PDF-Viewer deines Browsers, gleich auf der richtigen Seite. Auch dort geht die Datei nirgendwohin: Sie wird von deiner eigenen Festplatte geöffnet, und die temporäre Adresse existiert nur in diesem Tab.
Was das Tool nicht kann
Es führt bei Scans keine Texterkennung (OCR) durch: Es sagt dir Bescheid und schickt dich zur Seite, die das kann. Es sucht nicht in Word, Excel oder E-Mails, nur in PDFs. Es verändert die Dateien nicht und speichert keine davon: Schließt du die Seite, beginnt alles von vorn. Brauchst du den ganzen Text eines einzelnen PDFs, gibt es Text aus PDF extrahieren, und willst du sehen, was sich zwischen zwei Versionen geändert hat, gibt es Zwei PDFs vergleichen.