Office-Datei komprimieren
Ist deine .docx, .xlsx oder .pptx mit Fotos darin zu groß für die E-Mail oder das Portal? Hier werden nur die Bilder neu komprimiert und alles andere bleibt Byte für Byte identisch: Der Text des Dokuments kann sich nicht ändern. Die Datei verlässt nie deinen Browser.
Was die Datei so groß macht und warum nur die Bilder angefasst werden
Eine moderne Office-Datei (.docx, .xlsx, .pptx) ist in Wirklichkeit ein ZIP-Archiv mit vielen Teilen: der Text, die Formatierung und die Bilder, die eigene Dateien sind. Ist ein Dokument Dutzende MB groß, liegt das fast immer an den hochauflösenden Fotos, die darin stecken (ein einziges Handyfoto ist größer als tausend Seiten Text). Hier werden nur diese neu komprimiert: der ganze Rest des Dokuments wird genau so kopiert, wie er war, deshalb können Text, Tabellen und Formatierung nicht kaputtgehen.
Warum nichts kaputtgehen kann
Es ist dasselbe Prinzip wie bei Office-Datei bereinigen: Die Teile, die nicht angefasst werden, werden nicht neu aufgebaut, sondern in komprimierter Form kopiert, Byte für Byte. Und die Bilder werden in ihrem eigenen Format neu komprimiert (ein JPEG bleibt JPEG, ein PNG bleibt PNG): So bleiben Dateinamen, interne Verknüpfungen und Typenzuordnung intakt. Ein geändertes Bildformat wäre genau das, was die Meldung „Word hat ein Problem festgestellt“ auslöst.
Was mit den Bildern passiert
Jedes Foto wird verkleinert (wenn es riesig ist) und mit einer niedrigeren, aber zum Lesen und Drucken noch guten Qualität neu komprimiert. Du wählst die Stufe: „Für den Bildschirm“ ergibt die kleinste Datei, „Gut“ ist der empfohlene Kompromiss, „Hoch“ verändert wenig. Eine Regel, die du nicht siehst: Wenn das Neukomprimieren eines Bildes nichts bringt (es war schon klein, oder es ist ein kleines Logo), bleibt es, wie es war, damit die Datei nie schlechter wird.
Wie geprüft wird, dass alles stimmt
Die erzeugte Datei wird von Programmen wieder eingelesen, die Office-Dateien wirklich lesen (python-docx, openpyxl, python-pptx): Der Text muss identisch mit dem Original sein, sonst ist etwas kaputtgegangen. Außerdem muss das Archiv die Integritätsprüfung bestehen (unzip -t), die Zahl der Bilder muss gleich bleiben, und bei einer Datei mit großen Bildern muss die Größe wirklich sinken. Eine Datei, die sich öffnet, aber veränderten Text enthält, ist der schlimmste Fehler, und dieser Test erkennt ihn.
Was das Tool nicht macht
Es fasst weder den Text noch die Formatierung oder die Tabellen an: nur die Bilder. Vektorformate (EMF, WMF, die von Office gezeichneten Diagramme) dekodiert es nicht: Diese lässt es unverändert und sagt dir das. Ist die Datei mit einem Passwort geschützt, muss das Passwort zuerst weg, und auch das geht hier mit Passwort aus Office-Datei entfernen. Um versteckte Daten (Autor, Überarbeitungen) zu entfernen, gibt es Office-Datei bereinigen, und für ein PDF statt einer Office-Datei gibt es PDF komprimieren.