Office-Datei vor dem Versenden bereinigen
Eine .docx, eine .xlsx und eine .pptx sind keine Dateien: Es sind Archive voller Einzelteile. Darin reisen dein Name, die Zeit, die du daran gearbeitet hast, die Änderungen, die niemand angenommen hat, die Kommentare und die ausgeblendeten Blätter mit. Hier siehst du alles, was drinsteckt, entfernst die persönlichen Eigenschaften und bekommst dasselbe Dokument sauber zurück.
Was eine Office-Datei alles mit sich herumträgt
Ändere die Endung einer .docx in .zip und öffne sie: Darin findest du kein Dokument, sondern Dutzende Einzelteile. Eines davon, docProps, schreibt niemand selbst: Office füllt es von allein aus, mit dem Namen der Person, die die Datei erstellt hat, und dem der Person, die sie zuletzt gespeichert hat, mit der Zahl der Minuten, die sie geöffnet war, mit dem Firmennamen, der beim Einrichten des Computers eingetippt wurde, und mit der Zahl der Speicherungen. Nichts davon ist zu sehen, wenn du das Dokument öffnest, und deshalb bleibt es jahrelang drin, von Datei zu Datei, denn fast jedes Dokument entsteht aus einem anderen Dokument.
Was ich entferne und was ich dir überlasse
Die Eigenschaften entferne ich: Sie sind eigenständige Teile des Archivs, werden neu geschrieben, ohne das Dokument anzurühren, und jeder andere Teil wird genau so übernommen, wie er ist, weiterhin komprimiert, sodass Text, Bilder und Formeln, die du herunterlädst, Bit für Bit dieselben sind wie am Anfang. Nachverfolgte Änderungen, Kommentare, ausgeblendete Blätter und Sprechernotizen entferne ich nicht: Sie stecken im Inhalt des Dokuments, und sie zu entfernen heißt, auch die im Text verstreuten Verweise zu löschen. Ein einziger übrig gebliebener Verweis begrüßt jeden, der die Datei öffnet, mit „Word hat nicht lesbaren Inhalt gefunden“, und das wäre für ein Tool rund um Datenschutz das schlechteste Ergebnis. Deshalb zähle ich sie für dich, benenne sie und schreibe dir auf, wo du sie im echten Programm entfernst.
Nachverfolgte Änderungen und Kommentare sind die echte Falle
Das klassische Desaster ist nicht der Name des Autors: Es ist der Vertrag, der mit den nachverfolgten Änderungen an den Kunden geht, in dem die Zahl zu lesen ist, die du vor der Korrektur geschrieben hattest, oder der Kommentar „das streichen wir, das merken die nie“, der in einer Ecke stehen geblieben ist. Wer die Datei bekommt, muss oft nicht einmal danach suchen: Word zeigt sie von selbst an, wenn die Markup-Ansicht eingeschaltet ist. Sie auf dem Bildschirm auszublenden, entfernt sie nicht aus der Datei; sie anzunehmen oder abzulehnen schon.
Excel: ausgeblendete Blätter und der Pivot-Cache
Excel enthält etwas, das fast niemand kennt: Eine Pivot-Tabelle speichert eine Kopie der Quelldaten in der Datei. Wenn du das Blatt mit deinen Einkaufspreisen löschst, die Pivot-Tabelle aber stehen lässt, sind die Preise immer noch da, und wer die Datei bekommt, braucht nur einen Doppelklick auf eine Summe, um sie alle in einem neuen Blatt zurückzuholen. Dasselbe gilt für ausgeblendete Blätter, die mit zwei Klicks wieder da sind, und für „sehr ausgeblendete“, die das Menü nicht anzeigt, deren Daten aber genauso in der Datei stehen wie alles andere.
Wo die Grenzen liegen
Die Datei verlässt nie deinen Browser: Sie wird hier geöffnet, hier wieder zusammengesetzt und von hier heruntergeladen. Die alten Formate (.doc, .xls, .ppt) öffnen sich nicht, weil sie keine Archive sind, sondern ein ganz anderes Format, und passwortgeschützte Dateien auch nicht, weil sie verschlüsselt sind: Das Passwort entfernst du zuerst mit Office-Passwort entfernen. Wenn du nur LESEN willst, was drinsteht, gibt es Word-Datei öffnen für den Text und Excel (XLSX) in CSV für die Zellen. Bei Fotos sind die versteckten Daten eine andere Sache, dafür gibt es Foto-Metadaten entfernen, das Standort und Kameramodell entfernt.