Zum Kalender hinzufügen (.ics-Datei)
Ein Termin oder alle Termine aus deiner Tabelle: Heraus kommt eine .ics-Datei, die sich auf iPhone, Android, Outlook und Google Kalender öffnet. Erinnerung, Wiederholung und Zeitzone stehen vollständig in der Datei, damit sich die Uhrzeit beim Empfänger nicht verschiebt.
Eine .ics-Datei ist kein Kalender: Sie ist der Umschlag
Wenn dir jemand einen Termin in einer Nachricht schickt, landet dieser Termin nirgendwo: Er steht einfach da, und wer ihn bekommt, muss ihn von Hand abschreiben. Die .ics-Datei ist das Format, das jeder Kalender versteht, und zwar seit 1998: Du hängst sie an eine E-Mail, schickst sie in einen Chat, stellst sie auf eine Website, und wer sie öffnet, findet den Termin schon in seinem eigenen Kalender, mit Ort, Notizen und Erinnerung. Das funktioniert auf dem iPhone, auf Android, in Outlook, im Google Kalender und in Thunderbird, denn keiner von ihnen hat ein eigenes Format, das die anderen nicht lesen können.
Hier wird die Datei in deinem Browser erstellt und geht nirgendwohin: Die Seite hat keinen Server, an den sie sie schicken könnte, also bekommt niemand deine Privatadresse, den Namen des Kunden oder die Uhrzeit des Termins zu sehen. Brauchst du den umgekehrten Weg, also eine Datei ansehen, die dein Handy schon kennt, ohne sie aus Versehen in deine Kontakte zu importieren, ist die richtige Seite VCF-Adressbuch öffnen.
Der Fehler, durch den ein eintägiger Termin zwei Tage belegt
Das ist die bekannteste Falle dieses Formats, und sie zeigt sich erst später, auf dem Handy des Empfängers. Bei einem ganztägigen Termin zählt das Enddatum nicht mit: Es ist nicht der letzte Tag des Termins, sondern der Tag danach. Ein Termin am 4. September wird als „beginnt am 4., endet am 5.“ geschrieben, und wer „beginnt am 4., endet am 4.“ schreibt, bekommt je nach Programm einen Termin über zwei Tage oder einen Termin, der gar nicht erscheint.
Hier rechnet die Seite das für dich: Du gibst den ersten und den letzten Tag so ein, wie du sie laut sagen würdest, und in der Datei landet der Tag danach. Das ist auch einer der Punkte, die der Test prüft, indem er die fertige Datei mit Programmen anderer Entwickler zurückliest, denn bei so einer Regel sieht man einen Fehler nicht auf dem Bildschirm: Man sieht ihn drei Wochen später, wenn jemand am falschen Tag auftaucht.
Warum die Zeitzone vollständig in der Datei steht
„Um drei“ bedeutet nichts, wenn der Empfänger in London oder in New York ist. Eine ordentlich gemachte Datei schreibt nicht nur die Uhrzeit: Sie schreibt auch, zu welcher Zone diese Uhrzeit gehört und wie die Sommerzeit in dieser Zone funktioniert, mit den genauen Daten der beiden Umstellungen. Eine Datei, die die Zone nennt, ohne sie zu erklären, ist der typische Fehler: Jedes Programm behilft sich auf seine Art, und der Termin landet bei der Hälfte der Eingeladenen eine Stunde später.
Die Regeln stammen nicht aus einer Tabelle, die hier fest eingetragen ist und veralten würde: Sie werden beim Browser abgefragt, dessen Zeitzonendatenbank zusammen mit dem System aktualisiert wird. Einen Fall solltest du kennen, und zwar die zwei Nächte, in denen die Uhren umgestellt werden: Halb drei in der Nacht der Umstellung im Frühjahr gibt es nicht, und halb drei in der Nacht im Herbst gibt es zweimal. Wählst du so eine Uhrzeit, sagt dir die Seite das, statt ein Datum zu schreiben, das jeder auf seine Weise liest.
Zwanzig Fristen aus einer Tabelle, und was hier nicht gemacht wird
Der zweite Reiter oben ist der, der sich wirklich lohnt: Du fügst die Zeilen einer Tabelle ein, eine pro Termin, und heraus kommt eine einzige Datei mit allen Terminen darin. Das Format ist Datum, Uhrzeit, Titel, Ort, und die Uhrzeit kann fehlen: Eine Zeile ohne Uhrzeit wird zu einem ganztägigen Termin, und genau das braucht eine Frist. Beim Kopieren aus Excel kommen die Spalten durch Tabulatoren getrennt an und werden von selbst erkannt; Zeilen, die nicht verstanden werden, verschwinden nicht stillschweigend, sondern werden aufgelistet.
Drei Dinge werden hier nicht gemacht, und für jedes gibt es eine eigene Seite. Es wird kein Datum berechnet: Willst du wissen, wann eine Frist von neunzig Tagen abläuft, gibt es Tage zu einem Datum addieren, willst du einen ganzen Monat sehen, gibt es Monatskalender, und wenn du einen Countdown bis zum großen Tag willst, gibt es Event-Countdown. Datumsangaben in Worten wie „nächsten Donnerstag um drei“ werden nicht gelesen, denn sie falsch zu raten ist schlimmer, als es gar nicht zu versuchen. Und Einladungen mit Gästeliste werden nicht verschickt: Das hier ist eine Datei, die man öffnet, keine Vorladung. Arbeitest du im Schichtdienst und stehen deine Termine schon in einer Tabelle, ist der beste Ausgangspunkt Schichtkalender.